Reprezentacja podatkowa w Danii

W sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo musi zarejestrować się do celów VAT w innym państwie z uwagi na swoją działalność, może być niezbędne ustanowienie lokalnego przedstawiciela podatkowego. Wiele krajów w Europie wymaga, aby spółki spoza Unii Europejskiej, które są zobowiązane do rejestracji VAT, posiadały lokalnego przedstawiciela do reprezentowania ich interesów.

Posiadanie przedstawiciela VAT w Danii jest uzależnione od lokalizacji firmy. W przypadku, gdy Twoje przedsiębiorstwo funkcjonuje poza Unią Europejską, ale sprzedaje towary lub usługi na terenie Danii, konieczne jest wyznaczenie duńskiego reprezentanta podatkowego. Taki przedstawiciel będzie odpowiedzialny za zarządzanie sprawami związanymi z VAT w Danii oraz przejmie wspólną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe firmy. Zwykle reprezentant podatkowy w Danii odpowiada solidarnie za zobowiązania przedsiębiorstwa w zakresie podatku VAT.

W jakich sytuacjach konieczna jest rejestracja VAT w Danii?

W Danii konieczność rejestracji dla celów VAT występuje w różnych okolicznościach, takich jak:
- świadczenie usług objętych podatkiem VAT,
- import towarów przez Danię do innych krajów Unii Europejskiej,
- przechowywanie towarów na terenie Danii,
- udział w sprzedaży i zakupie towarów w Danii lub sprzedaż towarów z Danii do innych krajów,
- otrzymywanie usług na zasadzie odwrotnego obciążenia, jeśli firma nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT,
- organizowanie wydarzeń na żywo.

Ponadto, obowiązek rejestracji VAT w Danii dotyczy zagranicznych firm realizujących transakcje Business-to-Consumer (B2C), które przekraczają próg sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, a także nie korzystają z systemu VAT One-Stop Shop (OSS) do rozliczania podatku VAT.

W przypadku, gdy firma funkcjonuje poza Danią i oferuje towary lub usługi, które podlegają opodatkowaniu w tym kraju, może być konieczne uzyskanie rejestracji VAT dla nierezydentów. Ten wymóg jest zgodny z dyrektywą UE dotyczącą podatku VAT, która zobowiązuje zagraniczne przedsiębiorstwa do rejestracji w określonych sytuacjach, aby mogły zgłaszać transakcje opodatkowane oraz deklarować należne opłaty VAT.

Z uwagi na harmonizację przepisów dotyczących podatku VAT w Unii Europejskiej, kryteria rejestracji VAT w Danii są bardzo zbliżone do tych obowiązujących w innych krajach członkowskich.

Aby zakończyć proces rejestracji VAT w Danii, przedsiębiorcy z zagranicy mogą wypełnić formularz dostępny na stronie virk.dk. Po pomyślnym zarejestrowaniu się, otrzymają duński numer VAT, znany jako DK-nummer, na podany adres korespondencyjny.

Zgodnie z duńskim prawem, nie ma obowiązku rejestracji dla firm i osób fizycznych prowadzących działalność zwolnioną z podatku VAT. Do najczęściej występujących przykładów tego rodzaju działalności należą:
- usługi finansowe, takie jak bankowość i ubezpieczenia,
- usługi zdrowotne, obejmujące medyczne i dentystyczne,
- edukacja,
- działalność organizacji charytatywnych świadczących wybrane usługi społeczne,
- inicjatywy kulturalne, w tym niektóre formy sztuki i rozrywki.

Dodatkowo, niektóre małe przedsiębiorstwa rolne mają możliwość wyboru ryczałtowego systemu VAT zamiast standardowej rejestracji VAT, co ułatwia im obowiązki związane z podatkiem VAT. Należy jednak pamiętać, że mimo iż te podmioty nie są zobowiązane do rejestracji w celu naliczania VAT, mogą dobrowolnie zdecydować się na rejestrację, jeśli przyniesie to korzyści ich działalności.

W przypadku, gdy przychody przekraczają 50 000 DKK, firma, która nie jest jeszcze zarejestrowana jako podatnik VAT, musi zarejestrować się jak najszybciej. Ponadto, przedsiębiorstwa przewidujące osiągnięcie takich przychodów powinny dokonać rejestracji jako podatnicy VAT nie później niż 8 dni przed rozpoczęciem działalności. Firmy, których przychody w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie wyniosły 50 000 DKK, nie mają obowiązku rejestracji VAT w Danii, ale mogą to zrobić, jeśli chcą.

Na czym polega przedstawicielstwo podatkowe?

VAT, czyli podatek od wartości dodanej, jest specyficznym podatkiem obowiązującym w Unii Europejskiej. Przepisy UE wymagają, aby przedsiębiorstwa posiadały wyznaczoną obecność na terenie Unii w celu realizacji procedur VAT w urzędzie celnym.

Usługa przedstawicielstwa podatkowego polega na tym, że jedna firma działa w imieniu innej, która planuje importować swoje produkty do Unii Europejskiej. W ramach reprezentacji podatkowej zarządzane są deklaracje VAT oraz przekazywane odpowiednie kwoty VAT do władz. Dodatkowo, jeśli to konieczne, składane są europejskie deklaracje sprzedaży Intrastat.

Rozróżnia się dwa podstawowe typy przedstawicielstwa podatkowego: ogólne oraz ograniczone.

Reprezentacja podatkowa w formie ogólnej jest kluczowym rozwiązaniem dla firm importujących towary do Danii, szczególnie w sytuacjach, gdy ograniczona reprezentacja podatkowa nie może być zastosowana. Zazwyczaj dotyczy to transakcji z innymi państwami członkowskimi UE lub importu towarów spoza Unii Europejskiej. Duńskie organy podatkowe wydają zezwolenie na podstawie art. 23, które pozwala firmom na korzystanie z odwrotnego obciążenia VAT od importu. Oznacza to, że podatek VAT nie jest płacony w momencie importu, lecz można go rozliczyć w deklaracji VAT. To zezwolenie jest przyznawane tylko przedsiębiorstwom spoza Danii, które wyznaczyły ogólnego przedstawiciela podatkowego.

Duński podmiot, nazywany generalnym przedstawicielem podatkowym, odpowiada za zarządzanie wszystkimi transakcjami związanymi z podatkiem VAT w imieniu zagranicznej firmy operującej w Danii. Przedstawiciel musi zapewnić duńskim organom podatkowym poręczenie, które zazwyczaj odpowiada kwocie VAT, jaką zagraniczna spółka ma do zapłacenia w danym kwartale. Odpowiedzialność tego przedstawiciela wykracza jednak poza wysokość poręczenia, gdyż organy podatkowe mają prawo do ponownej oceny płatności VAT za ostatnie pięć lat, co może prowadzić do odpowiedzialności sięgającej pięciokrotności wartości poręczenia. W celu zminimalizowania tego ryzyka, generalni przedstawiciele często wymagają odpowiednich gwarancji od swoich zagranicznych klientów. Zazwyczaj rolę tę pełnią agenci celni, firmy logistyczne lub księgowi, którzy zajmują się obsługą logistyczną oraz zapewnieniem zgodności z duńskimi przepisami dotyczącymi VAT.

Ograniczone przedstawicielstwo podatkowe umożliwia nam pełnienie roli agentów podatkowych dla firm zajmujących się importem towarów do UE. Zakres uprawnień tego przedstawiciela jest ograniczony do reprezentowania firmy, która nie jest rezydentem, wyłącznie w kontekście importu towarów bez zapłaty VAT oraz ich późniejszej dostawy. Tego rodzaju reprezentacja podatkowa znacząco ułatwia import towarów do UE, pozwalając na uniknięcie natychmiastowej zapłaty podatku VAT, co zapewnia istotną przewagę płynności. Ograniczone przedstawicielstwo działa w imieniu firmy niebędącej rezydentem, koncentrując się na imporcie towarów oraz korzystaniu z nich w przyszłości.

Dodatkowo, ograniczona reprezentacja podatkowa wiąże się z pojedynczą licencją, która umożliwia łatwe dodawanie nowych klientów do istniejącego zezwolenia. Taki rodzaj reprezentacji jest korzystny dla różnorodnych typów działalności, obejmujących zarówno fracht morski, jak i fracht lotniczy.

Duńskie przedstawicielstwo podatkowe umożliwia nam wsparcie Twojej firmy w nawiązaniu konkurencyjnej obecności na rynku Unii Europejskiej.

Które typy firm potrzebują przedstawicielstwa podatkowego w Danii?

Firmy angażujące się w transakcje podlegające opodatkowaniu w Danii mają obowiązek zarejestrowania się jako podatnicy VAT w tym kraju. Muszą zgłaszać transakcje, które podlegają opodatkowaniu, oraz odprowadzać odpowiedni podatek VAT. Spółki z siedzibą w Unii Europejskiej mogą zarządzać tymi procedurami samodzielnie lub korzystać z usług agenta podatkowego. Natomiast przedsiębiorstwa spoza Unii Europejskiej są zobowiązane do korzystania z usług przedstawiciela podatkowego w celu wypełnienia swoich obowiązków administracyjnych. Ważne jest, aby wszystkie spółki działające w Danii oceniły swoje zobowiązania dotyczące zgodności i, jeśli to konieczne, odpowiednio się zarejestrowały przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji podlegających opodatkowaniu.

Przedstawiciel podatkowy w Danii jest obowiązkowy dla firm spoza Unii Europejskiej. Współodpowiedzialność przedstawiciela z firmą nieresidentem oznacza, że klient może być zobowiązany do ustanowienia depozytu zabezpieczającego lub gwarancji bankowej na rzecz przedstawiciela.

Firmy mające siedzibę w Unii Europejskiej oraz w Norwegii, Grenlandii, na Wyspach Owczych i Islandii mają możliwość rejestracji bezpośrednio w lokalnych organach VAT. Choć nie są zobowiązane do angażowania duńskiego reprezentanta podatkowego, nieresydenci mogą zlecić to czasochłonne i często złożone zadanie lokalnemu przedstawicielowi. Warto podkreślić, że koszt tej usługi dla firm z siedzibą w UE jest niższy, ponieważ nie będą one ponosić wspólnej odpowiedzialności.

Oferujemy możliwość zapewnienia adresu dla danej firmy w naszej lokalizacji, a także zajmiemy się wszystkimi formalnościami w języku duńskim. Ponadto będziemy odpowiedzialni za zarządzanie całą komunikacją z lokalnymi władzami.

Co obejmuje zakres usług przedstawicielstwa podatkowego?

Do usług przedstawicielstwa podatkowego należy:
- Umożliwienie zagranicznym firmom rejestracji VAT w Danii.
- Działanie jako pośrednik między zagranicznymi spółkami a duńskimi organami podatkowymi.
- Sporządzanie oraz składanie okresowych deklaracji VAT do duńskich władz (SKAT).
- Zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi dotyczącymi VAT.
- Zarządzanie płatnościami VAT, które należą się duńskim organom podatkowym, w imieniu zagranicznych firm.
- Dbanie o przestrzeganie lokalnych regulacji dotyczących fakturowania, obsługi VAT, protokołów księgowych oraz raportowania i płatności VAT.
- Przygotowywanie niezbędnych dokumentów i raportów wymaganych przez duńskie władze podatkowe, w tym rocznych deklaracji i dodatkowych obowiązków sprawozdawczych.
- Pomoc w odzyskiwaniu duńskiego VAT zapłaconego od lokalnych zakupów, w tym przygotowanie i składanie wniosków o zwrot VAT dla firm nieresidentów.
- Zarządzanie audytami i kontrolami podatkowymi przeprowadzanymi przez lokalne organy VAT.

Jak wyznaczyć przedstawiciela podatkowego w Danii?

Obowiązkowe jest wyznaczenie duńskiego przedstawiciela VAT. Wymóg ten dotyczy wszystkich firm spoza Unii Europejskiej, które uczestniczą w transakcjach podlegających opodatkowaniu w Danii, a zaliczają się do nich:
- Import towarów z krajów nienależących do UE do Danii.
- Eksport towarów z Danii do krajów spoza UE.
- Zakup towarów dostarczanych w Danii z państw członkowskich UE.
- Dostawy towarów między przedsiębiorstwami (B2B) z Danii do innych państw członkowskich UE.
- Transakcje towarowe i usługowe między firmami a konsumentami (B2C) w Danii, w tym te realizowane za pośrednictwem platform internetowych.

Warto również pamiętać, że europejscy partnerzy, tacy jak dostawcy, klienci czy platformy handlowe, konsekwentnie odmawiają współpracy z firmami spoza Europy, które nie wyznaczyły przedstawiciela VAT z siedzibą w Danii. Uznają to za zbyt dużą dozę ryzyka dla swojej działalności.

Gdy zagraniczna firma angażuje się w transakcje podlegające duńskiemu VAT w Danii, może być zobowiązana do wyznaczenia przedstawiciela podatkowego z siedzibą w tym kraju. Taki przedstawiciel zajmuje się obowiązkami firmy w zakresie podatku VAT w relacjach z duńskimi organami podatkowymi. Do jego zadań należy składanie deklaracji VAT, przekazywanie płatności VAT, ubieganie się o zwrot podatku VAT oraz przeprowadzanie audytów podatkowych.

Brak wyznaczenia przedstawicielstwa VAT w Danii wiąże się z surowymi karami nałożonymi przez duński organ podatkowy oraz uniemożliwia firmom ubieganie się o zwrot podatku VAT.

Powierzenie zadań związanych z VAT w Danii przedstawicielowi podatkowemu

Regulacje dotyczące duńskiego VAT oraz wewnątrzwspólnotowego VAT są złożone i często podlegają zmianom. Wymogi związane z deklaracjami różnią się pod względem częstotliwości i mają charakter powtarzalny. Powierzenie obowiązków dotyczących VAT przedstawicielowi podatkowemu w Danii jest kluczowe dla zabezpieczenia działalności firmy, zmniejszenia obciążenia administracyjnego oraz skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym. Warto pamiętać, że kary za naruszenie przepisów, opóźnienia czy nieścisłości w ocenie przepływów pieniężnych mogą szybko prowadzić do znacznych obciążeń finansowych.

Obowiązki związane z podatkiem VAT najczęściej powierza się przedstawicielowi podatkowemu i obejmują one:
- Obsługę procesu rejestracji do podatku VAT.
- Prowadzenie dokładnej ewidencji oraz dokumentacji VAT.
- Przygotowywanie i składanie okresowych deklaracji VAT do organów podatkowych.
- Zapewnienie terminowej płatności należnego podatku VAT.
- Zarządzanie procesem odzyskiwania VAT od kwalifikujących się wydatków.
- Zapewnienie zgodności faktur z lokalnymi wymogami dotyczącymi podatku VAT.
- Monitorowanie zmian w przepisach dotyczących VAT oraz zapewnianie bieżącej zgodności.
- Pełnienie roli punktu kontaktowego w przypadku zapytań podatkowych i audytów.
- Stosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia, jeśli jest to właściwe.

Powszechną praktyką wśród firm, zwłaszcza zagranicznych, jest delegowanie obowiązków związanych z podatkiem VAT na przedstawiciela podatkowego. Taka strategia jest szczególnie korzystna dla tych przedsiębiorstw, które nie są fizycznie obecne w danym kraju lub nie dysponują wystarczającą wiedzą na temat lokalnych przepisów dotyczących VAT.

Dlaczego warto zdecydować się na duńskiego przedstawiciela VAT?

Bezpośrednia rejestracja do VAT w Danii nie jest możliwa dla firm spoza Europy. Muszą one skorzystać z usług duńskiego przedstawiciela VAT. Oprócz spełnienia wymogu prawnego, reprezentacja podatkowa stanowi prostą i korzystną alternatywę dla zakupu fizycznej obecności, na przykład poprzez zakładanie oddziału lub spółki zależnej.

Zazwyczaj lokalna firma pełni rolę przedstawiciela, działając w Twoim imieniu wobec lokalnych organów VAT. Odpowiada za zapewnienie zgodności z wszystkimi obowiązkami związanymi z podatkiem VAT, nawet z tymi, o których mogłeś nie mieć pojęcia. W związku z tym może zażądać od Ciebie depozytu, na przykład w formie gwarancji bankowej, zanim zgodzi się Cię reprezentować.

Europejskie spółki nie są zobowiązane do wyznaczania duńskiego przedstawiciela ds. podatku VAT. Mogą jednak zdecydować się na zatrudnienie agenta, który zajmie się formalnościami podatkowymi w ich imieniu, co upraszcza interakcje z lokalnymi organami podatkowymi. W takich sytuacjach nie ma potrzeby przedstawiania gwarancji bankowej. Mimo to spółka pozostaje w pełni odpowiedzialna za regulowanie swoich zobowiązań z tytułu podatku VAT.

Zdalne zarządzanie całej operacji odbywa się z zagranicy poprzez przedstawiciela podatkowego, który odpowiada za wszelkie obowiązki związane z VAT, na które zostały nałożone przez duńskie organy podatkowe. W zakres jego działań wchodzi uzyskanie numeru VAT oraz składanie okresowych deklaracji i płatności VAT.

Zagraniczna spółka, która zdecyduje się na wyznaczenie przedstawiciela podatkowego w Danii, nie będzie podlegać podatkowi od osób prawnych w tym kraju.

Zagraniczne firmy mogą uzyskać dostęp do duńskiego rynku dzięki reprezentacji podatkowej w Danii, co pozwala uniknąć ponoszenia wydatków i zmagania się z komplikacjami związanymi z zakładaniem działalności. Taki proces wiąże się z koniecznością ustanowienia struktury korporacyjnej oraz zarządzania oddzielnymi procedurami księgowymi.

Zalety duńskiej reprezentacji podatkowej

Korzyści płynące z reprezentacji podatkowej w Danii wykraczają daleko poza samą rejestrację zagranicznego dostawcy.

Przede wszystkim obejmuje to redukcję obciążenia związane z obsługą VAT podczas importu oraz zmniejszenie kosztów administracyjnych dla zagranicznych dostawców. Współpraca z przedstawicielem VAT może prowadzić do obniżenia kosztów i szybszej dostawy do europejskich klientów, a także przynieść wiele innych korzyści. Duński przedstawiciel podatkowy działa jako pełnomocnik zagranicznego dostawcy, zapewniając ochronę jego praw i obowiązków. Ponadto, przedstawiciel przejmuje odpowiedzialność za część rozliczeń VAT związanych z przepływem towarów.

Nawet jako zagraniczna firma masz możliwość skorzystania z mechanizmu odwrotnego obciążenia przy imporcie, wyznaczając przedstawiciela podatkowego w Danii. Dzięki temu możesz powierzyć przedstawicielowi odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków w Twoim imieniu. Mimo to zagraniczna spółka nadal pozostaje odpowiedzialna za swoje własne zobowiązania podatkowe.