Przesyłanie pracowników z Polski do Danii

Oddelegowywanie pracowników do Danii z Polski zyskuje na popularności wśród krajowych przedsiębiorców. Stabilność gospodarki Danii oraz jej rozwinięty rynek pracy sprawiają, że jest to atrakcyjny kierunek dla polskich firm do realizacji projektów oraz świadczenia usług. Wiele polskich przedsiębiorstw dostrzega w tym kraju duży potencjał i korzystne warunki do prowadzenia działalności.

Wysyłając pracowników za granicę, należy pamiętać, że obowiązują nie tylko polskie przepisy dotyczące prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków. Konieczne jest także uwzględnienie międzynarodowych regulacji dotyczących delegowania pracowników oraz koordynacji ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo, najprawdopodobniej będzie trzeba stosować przepisy wewnętrzne kraju, w którym przebywa delegowany pracownik.

W kontekście globalizacji rynków i zwiększającej się współpracy międzynarodowej, przedsiębiorstwa coraz częściej poszukują sposobów na rozwój oraz ekspansję zagraniczną. Należy jednak pamiętać, że oddelegowanie pracowników za granicę wiąże się z wieloma formalnościami oraz obowiązkami, które dotyczą zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Pracodawca delegujący pracowników i delegowany pracownik

Jako przedsiębiorca z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, masz możliwość tymczasowego oddelegowywania pracowników do pracy w innym państwie Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach świadczonych przez twoją firmę usług za granicą.

Podleganie przepisom Ustawy o oddelegowaniu pracowników do pracy za granicą wymaga istnienia stosunku pracy między pracownikiem a firmą delegującą lub udostępniającą pracowników. Kolejnym wymaganiem jest, aby firma delegująca pracowników posiadała rzeczywistą siedzibę w swoim kraju macierzystym, co wskazuje na prowadzenie tam znaczącej działalności.

Pracownicy mogą być delegowani do Danii przez zagraniczną firmę w następujących okolicznościach:
1. Pracownik jest wysyłany do Danii, aby świadczyć usługi dla odbiorcy, takiego jak firma lub osoba prywatna.
2. Pracownik jest kierowany do pracy dla firmy, która jest częścią tej samej grupy kapitałowej lub w inny sposób powiązana z firmą delegującą.
3. Firma posiada agencję pracy tymczasowej lub inne możliwości, które umożliwiają wynajęcie swojego pracownika przedsiębiorstwu użytkownikowi do pracy w Danii.

W celu świadczenia usług w Danii, przedsiębiorstwo wysyłające pracowników musi zarejestrować się w systemie RUT (www.virk.dk/rut), który jest administrowany przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracja powinna być dokonana najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W przypadku każdego nowego zlecenia, przedsiębiorstwo jest zobowiązane do ponownej rejestracji oraz dostarczenia informacji dotyczących pracowników realizujących zlecenie oraz miejsca, w którym będą świadczone usługi.

Delegowany pracownik to osoba, która na stałe zatrudniona jest w innym kraju, ale została wysłana do Danii na określony czas przez swojego pracodawcę w ramach świadczonych przez niego usług. Definicja pracownika różni się w zależności od przepisów prawa w państwie, do którego jest delegowany.

W krajach UE, EOG lub Szwajcarii praca na podstawie umowy zlecenia jest klasyfikowana jako praca częściowo podporządkowana i współorganizowana przez firmę delegującą. Osoba zatrudniona w Polsce na podstawie umowy zlecenia może być również traktowana jako pracownik delegowany.

Cudzoziemiec, czyli obywatel państwa trzeciego, może również być uznawany za pracownika delegowanego, jeśli pracuje w firmie z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce i przebywa oraz pracuje w kraju legalnie. Pracodawca ma możliwość delegowania takiego pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na tych samych zasadach co obywatela polskiego. Ważne jest jednak, aby sprawdzić, czy państwo przyjmujące nie wymaga od tego pracownika odpowiedniego tytułu pobytowego, takiego jak właściwa wiza, która uprawnia do pracy.

Regulacje związane z delegowaniem kierowców odnoszą się do pracowników zatrudnionych przez firmy mające siedzibę w innym państwie członkowskim UE. Kierowca będzie klasyfikowany jako delegowany do pracy w Danii, jeśli wykonuje transport towarów lub pasażerów, uczestniczy w drogowym etapie transportu kombinowanego lub realizuje transport międzynarodowy, który nie jest dwustronny, na terenie Danii.

- W przypadku, gdy pracownik oddelegowany wykonuje zadania umysłowe, pracodawca ma obowiązek pokryć wszystkie wydatki związane z podróżą i pobytem w Danii. Ta zasada stosuje się, gdy pracownik jest wysyłany z trwałego miejsca zatrudnienia w Danii do pracy tymczasowej w innym miejscu. Do prac umysłowych zaliczają się typowe działania związane z handlem, sprzedażą oraz prace biurowe.
- Kiedy oddelegowany pracownik najemny zajmuje się pracą w rolnictwie lub w zakresie prac domowych, a zakwaterowanie jest wliczone w jego wynagrodzenie, pracodawca musi zapewnić mu nowoczesne i komfortowe warunki mieszkaniowe. Ponadto, zobowiązany jest do dostarczenia czystej pościeli oraz ręczników.
- Obowiązkiem pracodawcy jest również pokrycie kosztów ubezpieczenia mienia ruchomego pracownika najemnego, które powinno odpowiadać standardowemu ubezpieczeniu gospodarstwa domowego.

Możliwe jest, że Twój pracodawca czasowo oddeleguje Cię do pracy w innym kraju UE. W czasie tego delegowania będziesz posiadał status „pracownika delegowanego”, co oznacza, że przysługują Ci takie same podstawowe prawa pracownicze oraz warunki pracy jak pracownikom w kraju, w którym pracujesz.

Możliwe jest, że pracownicy tymczasowi będą mieli prawo do bardziej korzystnych warunków zatrudnienia niż te standardowo obowiązujące. Takie korzystniejsze warunki mogą być ustalane na podstawie:
- powszechnie stosowanych układów zbiorowych,
- przepisów prawa kraju przyjmującego,
- układów zbiorowych obowiązujących tylko u konkretnego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik został oddelegowany.

Niezależnie od okoliczności, pracodawca użytkownik jest zobowiązany do poinformowania agencji pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie przed rozpoczęciem procesu delegowania.

Ustawa o wysyłaniu pracowników na zagraniczne delegacje

Wdrażanie dyrektywy UE dotyczącej delegowania pracowników realizowane jest poprzez ustawę o delegowaniu pracowników za granicę. Dyrektywa gwarantuje, że pracownicy delegowani do krajów będących członkami UE lub EOG mają zapewnione określone warunki pracy obowiązujące w kraju przyjmującym. Celem tej dyrektywy jest zapewnienie uczciwej konkurencji oraz przestrzegania praw pracowniczych podczas delegowania pracowników do innego państwa członkowskiego.

Duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z 25 marca 2011 roku, oparta na Dyrektywie 96/71, nie definiuje minimalnych stawek wynagrodzeń, które polskie firmy usługowe są zobowiązane wypłacać swoim pracownikom delegowanym do Danii. Ustawa ta nie zawiera również wymogu przystępowania firm z innych krajów członkowskich UE do układów zbiorowych z duńskimi związkami zawodowymi.

Wdrożenie dyrektywy UE dotyczącej egzekwowania przepisów wykonawczych następuje również poprzez ustawę o delegowaniu pracowników za granicę. Celem tej dyrektywy jest poprawa egzekwowania praw zapisanych w ustawie o delegowaniu pracowników oraz przeciwdziałanie nadużyciom i obchodzeniu przepisów.

Regulacje dotyczące delegowania pracowników za granicę

Znajomość i przestrzeganie odpowiednich przepisów prawnych jest niezbędne, jeśli świadczysz usługi w Danii lub pracujesz za granicą. Prowadzenie firmy w tym kraju wiąże się z koniecznością dostosowania się do obowiązujących regulacji.

Tymczasowy charakter delegowania pracowników oznacza, że jest ono zaplanowane na określony czas i nie powinno być stanem trwałym. Pracodawca, który deleguje pracownika na krótki okres, może przedłużyć delegowanie do maksymalnie 18 miesięcy, pod warunkiem złożenia uzasadnionego powiadomienia o przedłużeniu. Należy jednak pamiętać, że takie powiadomienie musi być złożone przed upływem 12-miesięcznego okresu delegowania.

Zazwyczaj państwo przyjmujące wymaga, aby pracodawca delegujący przedstawił powody przedłużenia, jednak nie ma prawa ich podważać. Przedłużenie delegowania traktowane jest jako obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie jako wniosek, co oznacza, że państwo przyjmujące nie może odmówić zgody na to przedłużenie. Gdy złożone zostanie uzasadnione powiadomienie, pracodawca delegujący musi zapewnić warunki pracy zgodne z wymogami krótkoterminowego delegowania przez cały czas trwania delegowania, nie przekraczając 18-miesięcznego okresu.

Delegowanie do pracy w Danii przez zagraniczną firmę świadczącą tam usługi czasowe oznacza, że podlegasz Ustawie o delegowaniu pracowników za granicę. Jako pracownik delegowany masz prawo do bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy na równi z pracownikami duńskimi. Obowiązują Cię także duńskie przepisy dotyczące równego traktowania, wynagrodzenia, niedyskryminacji oraz niektóre regulacje dotyczące czasu pracy. W kwestii prawa do urlopu zazwyczaj podlegasz przepisom swojego kraju macierzystego, jednak przysługuje Ci również minimum standardów określonych przez duńską Ustawę Urlopową.

Długoterminowe i krótkoterminowe delegowanie

W przypadku delegowania pracownika do pracy w Danii wyróżnia się dwa główne okresy:
- delegowanie krótkoterminowe, które trwa do 12 miesięcy,
- delegowanie długoterminowe, które przekracza 12 miesięcy.

Wybór między delegowaniem krótkoterminowym a długoterminowym ma znaczący wpływ na warunki pracy, które należy zapewnić pracownikowi delegowanemu.

Delegując pracownika na okres nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym), jesteś zobowiązany do zapewnienia mu warunków zatrudnienia zgodnych z przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w kraju przyjmującym. Należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:
- bezpieczeństwo i higiena pracy,
- wynagrodzenie, w tym wszystkie obowiązkowe składniki ustalone przez prawo krajowe lub powszechnie stosowane układy zbiorowe,
- warunki zakwaterowania pracowników, jeśli są one zapewniane przez pracodawcę,
- minimalne okresy odpoczynku oraz maksymalny czas pracy,
- minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych,
- zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn,
- środki ochronne dla kobiet w ciąży, kobiet po porodzie oraz młodzieży poniżej 18 roku życia,
- dodatki lub zwrot kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są one wymagane w trakcie delegowania.

W przypadku, gdy warunki zatrudnienia w Polsce są bardziej korzystne dla pracownika niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy zachować polskie warunki pracy w trakcie delegowania.

W przypadku delegowania pracownika na okres przekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym), konieczne jest zapewnienie mu wszystkich warunków zatrudnienia, które obowiązują na mocy prawa lub powszechnie stosowanych układów zbiorowych w kraju przyjmującym. Wyjątki stanowią:
- przepisy dotyczące klauzul o zakazie konkurencji,
- regulacje dotyczące procedury oraz warunków zawierania i rozwiązywania umowy o pracę,
- przepisy dotyczące uzupełniających pracowniczych planów kapitałowych.

Prowadząc agencję pracy tymczasowej i delegując pracowników za granicę, jesteś zobowiązany do zapewnienia im przynajmniej takich samych warunków zatrudnienia, jakie obowiązują pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Ponadto musisz stosować się do polskich przepisów regulujących zarówno świadczenie usług pracy tymczasowej, jak i zatrudnianie pracowników tymczasowych.

Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika oddelegowanego

Delegując pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, pojawia się pytanie dotyczące kraju, w którym powinny być odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Podczas okresu delegowania pracownicy mają prawo do świadczeń medycznych w państwie przyjmującym. Dostęp do tych świadczeń odbywa się na zasadach obowiązujących w danym kraju oraz w placówkach, które mają umowę z lokalną kasą chorych, stanowiącą odpowiednik NFZ. Możliwość korzystania z tych świadczeń przysługuje na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (karta EKUZ). O jej wydanie może ubiegać się zarówno pracownik delegowany, jak i upoważniony przez niego pracodawca delegujący. Wniosek o kartę EKUZ należy złożyć w odpowiednim oddziale NFZ, właściwym dla miejsca zamieszkania pracownika.

Zgodnie z ogólną zasadą, pracownik może podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa. Zazwyczaj oznacza to, że pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę, co w przypadku delegowania powinno obejmować kraj przyjmujący. Niemniej jednak przepisy przewidują możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, a więc w Polsce.

W przypadku gdy nie spełniasz wszystkich warunków do objęcia pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, jesteś zobowiązany do zgłoszenia go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, w którym pracuje podczas okresu delegowania.

Zasady wynagradzania pracowników oddelegowanych

W Danii nie ma prawnie ustalonej minimalnej płacy. Wynagrodzenia są określane w ramach układów zbiorowych, które są negocjowane pomiędzy organizacjami pracodawców a związkami zawodowymi.

Bez względu na to, czy delegowanie pracownika jest krótkoterminowe, czy długoterminowe, wynagrodzenie dla pracowników wysłanych w delegację powinno być ustalane i wypłacane na tych samych zasadach od dnia rozpoczęcia delegowania.

Obowiązkowe składniki wynagrodzenia pracownika delegowanego muszą obejmować wszystkie elementy wymagane przez krajowe przepisy lub uznawane układy zbiorowe, które są powszechnie stosowane lub odnoszą się do lokalnych pracowników w danym sektorze czy regionie. Oznacza to w praktyce, że powinieneś zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie składniki wynagrodzenia oraz dodatki, które przysługiwałyby lokalnemu pracownikowi w tej samej branży, zawodzie i regionie.

Należy pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie można wliczać kwot wypłaconych na pokrycie rzeczywistych wydatków związanych z delegowaniem, takich jak:
- koszty podróży do i z miejsca delegacji,
- wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie.

Te wydatki są zwracane lub wypłacane pracownikowi delegowanemu niezależnie od jego wynagrodzenia i nie mogą być brane pod uwagę przy zestawianiu faktycznie wypłaconych kwot z tymi, które są wymagane na podstawie przepisów prawa w państwie przyjmującym.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego nie będzie identyczne z wynagrodzeniem lokalnego pracownika, jednak zasady jego obliczenia oraz składniki muszą być porównywalne. Warto również zaznaczyć, że ta zasada nie dotyczy pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie powinno odpowiadać wynagrodzeniu pracowników użytkownika w kraju przyjmującym.

Opodatkowanie związane z delegowaniem pracowników do Danii

Termin „faktyczny pracodawca” odnosi się do przedsiębiorcy, który rzeczywiście wykorzystuje pracę pracownika i ponosi odpowiedzialność oraz ryzyko związane z efektami jego pracy, w odróżnieniu od formalnego pracodawcy, z którym pracownik ma umowę o pracę.

Sytuacja, w której pracownik zatrudniony przez jednego przedsiębiorcę (formalnego pracodawcę) wykonuje pracę dla innego przedsiębiorcy za granicą (faktycznego pracodawcy), określana jest jako „międzynarodowy wynajem siły roboczej”.

Opublikowany przez duńskie organy podatkowe (SKAT) przewodnik wyjaśnia zasady nowego podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. W dokumencie tym termin „międzynarodowy wynajem siły roboczej” dotyczy pracowników zatrudnionych przez zagraniczne firmy, którzy są wysyłani do pracy dla duńskich przedsiębiorstw i wykonują zadania stanowiące integralną część ich działalności. W ramach tego procesu można wyróżnić trzy kluczowe strony:
- Pracownika, będącego polskim rezydentem podatkowym.
- Pracodawcę z Polski lub innego kraju (formalnego pracodawcę), który deleguje pracowników do Danii.
- Duńskiego przedsiębiorcę, dla którego pracuje polski pracownik (faktyczny pracodawca).

Ustalanie rezydencji podatkowej odbywa się na podstawie dwóch kryteriów, z których wystarczy spełnić tylko jedno: pracownik ma na terytorium Polski centrum swoich interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).

Osoba będąca polskim rezydentem podatkowym podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, co oznacza, że musi rozliczać się ze wszystkich swoich przychodów (w tym wynagrodzenia za pracę) niezależnie od miejsca ich uzyskania.

Oficjalne stanowisko Komisji Europejskiej stwierdza, okresy delegowania powinny być liczone oddzielnie dla każdej usługi wykonywanej przez pracownika. Ponadto okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli są wysyłani przez tego samego pracodawcę do tego samego miejsca w celu realizacji tego samego zadania. Ocena, czy to samo zadanie jest wykonywane w tym samym miejscu, uwzględnia identyczność świadczonej usługi, rodzaj wykonywanej pracy oraz adresy, w których ta praca ma miejsce.

Nie ma jednoznacznych przepisów dotyczących zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed wysłaniem pracownika warto upewnić się, czy w kraju docelowym istnieją specyficzne regulacje w tej kwestii. Należy także pamiętać, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą wprowadzać odstępstwa od ogólnych zasad ustalonych przez Komisję Europejską.

Ustawa L921 dotycząca podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej w Danii weszła w życie 19 września 2012 roku. Obowiązuje ona w kontekście wynajmu siły roboczej. Duński przedsiębiorca, dla którego wykonywana jest praca, może być uznany przez duńskie organy podatkowe za tzw. „faktycznego pracodawcę” na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ustawy L921.

Specjalna stawka opodatkowania wynagrodzeń zagranicznych pracowników, wynosząca 35,6%, została wprowadzona przez ustawę L921. Duński przedsiębiorca korzystający z pracy polskich pracowników jest odpowiedzialny za pobór tego podatku. Podstawą do obliczenia podatku jest wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, przedstawione przez polską firmę zatrudniającą go. Podatek ten składa się z dwóch części:
- Podatek na rynek pracy (8% od dochodu brutto).
- Podatek od wynajmu siły roboczej (30% po odliczeniu podatku na rynek pracy).

Obowiązek potrącenia podatku spoczywa na duńskim przedsiębiorcy w momencie płatności za fakturę dotyczącą usługi wykonanej na rzecz polskiego kontrahenta. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których polscy pracownicy są zatrudniani bezpośrednio przez duńską firmę na podstawie umowy z polskim pracodawcą, jak i przypadków, gdy zatrudnienie i wypłata wynagrodzenia odbywają się przez innego pracodawcę lub agencję pracy tymczasowej.

Praca, która stanowi integralną część działalności duńskiego przedsiębiorcy, obejmuje zarówno zadania związane z podstawową działalnością firmy, jak i rutynowe usługi, które ją uzupełniają (takie jak usługi rachunkowe czy sprzątanie).

Osoba odpowiedzialna za potrącenie podatku od wynajmu siły roboczej w Danii co miesiąc sporządza listę pracowników, którzy wykonywali dla niej pracę, oraz kwoty potrąconego podatku (wynagrodzenie i potrącony podatek są podawane w walucie duńskiej według kursu z dnia potrącenia). Obowiązek wpłaty pobranego podatku spoczywa na niej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano potrącenia i zapłaty za fakturę. Duże duńskie firmy, które stosują zasady opodatkowania na zasadzie zaliczek, mają obowiązek uregulować podatek najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.

Pracownik delegowany z polskiej firmy do Danii może chcieć uniknąć płacenia duńskiego podatku przez pierwsze sześć miesięcy. Należy jednak mieć na uwadze, że jeśli SKAT uzna, iż został wynajęty przez duńską firmę, może być zobowiązany do płacenia duńskiego podatku od pierwszego dnia pobytu. W takim przypadku obowiązują następujące zasady:
- 8% podatek tzw. am-bidrag oraz 30% podatek dochodowy,
- Duńska firma jest odpowiedzialna za odprowadzenie tego podatku,
- Przepisy dotyczące wynajmu pracowników stosują się niezależnie od tego, czy zagraniczny pracodawca jest zarejestrowany jako płatnik podatku w Danii.

W ostatnich latach rośnie liczba przedsiębiorców, którzy decydują się na delegowanie pracowników do pracy za granicą. Zaświadczenie A1, wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako odpowiednia instytucja, potwierdza, że pracownicy delegowani podlegają polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. To oznacza, że pracownicy ci są nadal ubezpieczeni w polskim ZUS. Biorąc pod uwagę, że Polska deleguje najwięcej pracowników w UE, warto bliżej zapoznać się z konstrukcją prawną zaświadczenia A1.